Versión: 1.0 — Fecha de entrada en vigor: 25 de junio de 2026
Capítulo 1. Principios de retención
1.1. KORTHYX conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades para las que se tratan, conforme al principio de limitación del plazo de conservación.
1.2. Los criterios para determinar el plazo incluyen: (a) la finalidad del Tratamiento; (b) las obligaciones legales de conservación; (c) la necesidad de defensa de reclamaciones; y (d) respecto de los Datos de pacientes, las instrucciones del Responsable y el DPA (Parte V).
1.3. La conservación es diferenciada por tipo de dato (Capítulo 2).
1.4. Alcanzado el plazo o el criterio aplicable, los datos se eliminan o anonimizan (Capítulos 13 y 14).
Capítulo 2. Tabla de retención por tipo de dato
| Tipo de dato | Rol de KORTHYX | Criterio de conservación | Plazo (editable) |
|---|---|---|---|
| Datos de cuenta | Responsable | Vigencia de la Cuenta + plazo tras su cierre | Vigencia de la Cuenta + 12 meses |
| Datos clínicos / de pacientes | Encargado | Instrucciones del Responsable y DPA | Según instrucción del Responsable y el DPA |
| Datos de voz o audio | Encargado | Conservación mínima; eliminación tras la finalidad, salvo instrucción | Eliminación tras la transcripción (no se conserva el audio) |
| Transcripciones | Encargado | Instrucciones del Responsable y DPA | Según instrucción del Responsable y el DPA |
| Logs | Responsable | Seguridad, auditoría y diagnóstico | 12 meses |
| Datos de facturación | Responsable | Obligación contable y fiscal | Según la normativa fiscal y contable dominicana |
| Datos de soporte | Responsable | Resolución de la solicitud + plazo razonable | 24 meses |
| Datos legales | Responsable | Obligación legal / defensa de reclamaciones | Plazo de prescripción aplicable |
| Copias de respaldo (backups) | Responsable / Encargado | Ciclo de rotación de copias | Hasta 30 días (ciclo de rotación) |
Capítulo 3. Datos de cuenta
KORTHYX conserva los datos de cuenta durante la vigencia de la Cuenta y, tras su cierre, durante el plazo necesario para finalidades legítimas (por ejemplo, seguridad, facturación o defensa), por defecto durante 12 meses tras el cierre de la Cuenta, tras los cuales se eliminan o anonimizan.
Capítulo 4. Datos clínicos
Tratados por KORTHYX como Encargado. Su conservación se rige por las instrucciones del Responsable y por el DPA. El plazo de conservación del expediente clínico es una obligación del Responsable conforme a la normativa sanitaria aplicable.
Capítulo 5. Datos de pacientes
Se conservan conforme a lo indicado para los Datos clínicos (Capítulo 4): según las instrucciones del Responsable y el DPA, sin que KORTHYX determine unilateralmente su plazo.
Capítulo 6. Datos de audio
KORTHYX aplica una conservación mínima de los Datos de voz o audio. Por defecto, el audio se elimina una vez cumplida su finalidad (por ejemplo, tras la transcripción), salvo instrucción en contrario del Responsable; en ningún caso se conserva el audio más allá de su transcripción.
Capítulo 7. Transcripciones
Tratadas como Datos de pacientes cuando contengan información clínica; su conservación se rige por las instrucciones del Responsable y por el DPA.
Capítulo 8. Logs
Conservados por KORTHYX como Responsable por defecto durante 12 meses para seguridad, auditoría y diagnóstico, tras los cuales se eliminan o anonimizan.
Capítulo 9. Datos de facturación
Conservados por KORTHYX como Responsable durante el plazo exigido por las obligaciones contables y fiscales aplicables en la República Dominicana.
Capítulo 10. Datos de soporte
Conservados durante el tiempo necesario para resolver la solicitud y por un plazo razonable posterior, con fines de calidad y trazabilidad, por defecto durante 24 meses.
Capítulo 11. Datos legales
Conservados cuando exista una obligación legal de conservación o cuando resulten necesarios para la defensa de reclamaciones, durante el plazo de prescripción aplicable.
Capítulo 12. Backups
Las copias de respaldo se conservan conforme a su ciclo de rotación. Los datos eliminados de los sistemas productivos pueden persistir temporalmente en copias de respaldo hasta su rotación, tras lo cual se eliminan (eliminación diferida; Capítulo 14). El ciclo de rotación de las copias es de hasta 30 días.
Capítulo 13. Eliminación activa
13.1. La eliminación activa consiste en la supresión o anonimización de los datos en los sistemas productivos cuando se alcanza el plazo o el criterio de conservación aplicable, o cuando procede atender una solicitud de supresión.
Capítulo 14. Eliminación diferida
14.1. La eliminación diferida se refiere a la persistencia temporal de datos en copias de respaldo tras su eliminación activa, hasta que dichas copias se sobrescriben o eliminan conforme a su ciclo de rotación.
14.2. Los datos contenidos en copias de respaldo no se restauran al entorno productivo salvo necesidad excepcional y justificada, en cuyo caso se vuelve a aplicar el criterio de eliminación.
Capítulo 15. Solicitudes de supresión
15.1. Las solicitudes de supresión se tramitan conforme a la Política de Privacidad (Parte IV, Capítulos 60 y 66) y a la Legislación aplicable.
15.2. Respecto de los Datos de pacientes, las solicitudes se canalizan a través del Responsable (Parte IV, Capítulo 55), y KORTHYX las atiende conforme a sus instrucciones y al DPA.
15.3. La supresión puede denegarse total o parcialmente cuando concurra una excepción legal (Capítulos 16 y 17; Parte IV, Capítulo 69).
Capítulo 16. Conservación por obligación legal
Cuando la Legislación aplicable exija conservar determinados datos (por ejemplo, registros contables o fiscales, o registros sanitarios a cargo del Responsable), dichos datos se conservarán durante el plazo legal correspondiente, con independencia de las solicitudes de supresión.
Capítulo 17. Conservación por defensa legal
Los datos necesarios para el ejercicio o la defensa de reclamaciones podrán conservarse durante el plazo de prescripción aplicable, tras el cual se eliminarán o anonimizarán.
Capítulo 18. Datos anonimizados
Los Datos anonimizados de forma válida e irreversible dejan de constituir datos personales y podrán conservarse sin sujeción a los plazos de esta Parte, conforme a la Parte IV, Capítulo 90.
Capítulo 19. Datos agregados
Los Datos agregados que no permitan identificar a una persona física podrán conservarse con fines de operación, análisis y mejora del Servicio, conforme a la Parte IV, Capítulo 91.